Jeder Fall ist anders und stellt seine individuellen Anforderungen. Dennoch gibt es einige grundlegende Aspekte, deren Beachtung dem Projektmanagement die Arbeit erleichtern kann. Worauf es bei der Kommunikation von Restrukturierungsprojekten ankommt:
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Ein „zu früh“ gibt es nicht.
Restrukturierungsprozesse beginnen nicht erst dann, wenn die Analyse- und Konzeptphase beendet ist. Sachverhalte erhalten ihre Bedeutung durch die angelegte Perspektive. Die frühzeitige Einbindung von (arbeits-)rechtlichem und kommunikativem Sachverstand hilft, die einzelnen Themen von vorneherein richtig aufzusetzen.
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Die russische Puppe zum Vorbild nehmen.
Die erste Hürde in der Umsetzung von Restrukturierungsprozessen ist in der Regel der Lenkungsausschuss oder das Top-Management im eigenen Haus. Auf hoher Aggregationsebene sollte die Vorstellung des Projektes hier bereits alle Bestandteile der Geschichte aufweisen, die später in detaillierterer Form bspw. im Wirtschaftsausschuss und Betriebsrat benötigt werden. Ressourcen am Anfang zu investieren lohnt sich.
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Vom Ende her denken.
Insbesondere in dezentralen Projekten mit mehreren betroffenen Einheiten ist eine gute Vorbereitung alles. Eine Position, die bei der Vorstellung des Projektes in der Betriebsöffentlichkeit eingenommen wurde, darf nicht zurückgenommen werden müssen. Je gründlicher bei der Erstellung der Unterlagen zur Erstkommunikation vorgegangen wird, umso besser für das Projekt. Das zeigt sich spätestens, wenn die Berater des Betriebsrats ihre Arbeit aufnehmen.
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Das sonstige Betriebsgeschehen im Auge behalten.
Die Themen der Restrukturierung überlagern in ihrer betrieblichen Bedeutung gewöhnlich alle anderen Themen. Dennoch läuft das operative Geschäft weiter und auch andere Stellen im Unternehmen produzieren Nachrichten und Botschaften. Das gilt insbesondere für das Marketing aber auch das Personalmanagement oder die Unternehmenskommunikation. Eine frühe Abstimmung der jeweiligen Planungen hilft, Widersprüche und negative Rückwirkungen zu vermeiden.
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Für Einstimmigkeit sorgen.
Meist sind die Verantwortlichkeiten innerhalb eines Restrukturierungsprojektes verteilt. Das ist nötig, um der Komplexität der Restrukturierung insgesamt Rechnung zu tragen und die Arbeit auf mehrere Schultern zu verteilen. Es bedeutet aber auch eine zusätzliche Herausforderung für das Projektmanagement und die Kommunikation. Wichtig ist, Wissen über Projektfortschritte und erfolgte oder geplante Maßnahmen mit allen Akteuren zu teilen. Effektives Wissensmanagement ist die Voraussetzung für abgestimmte Prozesse und eine konsistente Projektkommunikation.
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„Home Bias“ vermeiden.
Sind mehrere Länder im „Scope“ der Restrukturierung, verkomplizieren sich Projektsteuerung und -kommunikation. Es gelten andere, möglicherweise zusätzliche Anforderungen. Umso wichtiger ist es, einen „Home Bias“ zu vermeiden, der das Projekt nur durch die vertraute Brille des eigenen Landes betrachtet. In anderen Ländern gelten häufig andere Regeln – und es sind nicht immer einfachere.
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Für Transparenz im Prozess sorgen.
Während der sich an die Unterrichtung von Wirtschaftsausschuss und Betriebsrat anschließenden Informationsphase werden in der Regel keine großen Nachrichten produziert. Dennoch sollten die Mitarbeiter auch in dieser Phase nicht „alleine gelassen“ werden, um das Entstehen von Eigendynamiken zu vermeiden. Ein regelmäßiges Update hilft, dass sich die Mitarbeiter mitgenommen fühlen – mit positivem Einfluss auf die Arbeitsmotivation.
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Gezielt Impulse setzen.
Der Übergang von der Informations- in die Verhandlungsphase ist fließend und für den Fortgang des Projektes kritisch. Das Projektmanagement ist bestrebt, schnellstmöglich an den Verhandlungstisch zu kommen. Der Betriebsrat hingegen hat es damit häufig nicht so eilig. Zeit geben und Druck machen muss im Hinblick auf ein gutes Projektergebnis sensibel ausbalanciert werden. Über eine gezielte Kommunikation kann das Tempo angezogen und Verbindlichkeit erzeugt werden.
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Für Stärke sorgen.
Eine Restrukturierung macht das Unternehmen angreifbar. Der Wettbewerb versucht, diese Schwächephase zu nutzen. Kunden und Mitarbeiter sind die Angriffspunkte. Kommunikation muss nach Innen und Außen proaktiv Sorgen entkräften und Stärke demonstrieren. Gefragt sind eine Stimme und Entschlossenheit.
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Den unvoreingenommenen Blick nutzen.
Dinge sehen von innen oft anders aus als von außen. Zusammenhänge stellen sich anders dar. Positives stellt sich bei genauerer Betrachtung als gar nicht so positiv heraus. Anderes ist besser als gedacht. Ein externer, unbelasteter Blick hilft, das Restrukturierungsprojekt zu „challengen“ und besser zu verstehen.
